Jak wygląda rozliczanie delegacji zagranicznej

Przynależność do struktur Unii Europejskiej i otwarcie wielu granic państwowych nieodwracalnie wpłynęło na działalność przedsiębiorstw. Wiele z nich nawiązało stałą współpracę z zagranicznymi partnerami handlowymi, niektóre ograniczają się do uczestnictwa w zagranicznych konferencjach, targach czy po prostu poszukują atrakcyjnych ofert sprzedaży poza granicami kraju. Niezależnie od zadań, od wielu już lat przybywa osób wyjeżdżających służbowo za granicę. Czasem są to kilkudniowe okazjonalne wyjazdy, ale bywa, że delegacje trwają kilka tygodni i są planowane systematycznie.

Pomimo, iż delegacje zagraniczne są na stałe wpisane w życie zawodowe wielu pracowników – wciąż nie do końca poprawnie są one rozliczane.

Oddelegowanie a wyjazd służbowy – różnica

Niepewność zaczyna się już w sytuacji określenia, czy wyjazd pracownika w istocie jest delegacją, czy oddelegowaniem. Z uściśleniem tego wiążą się poprzedzające wyjazd ustalenia i procedury oraz wszystkie finansowe następstwa – w tym rozliczanie kosztów.

A zatem – oddelegowanie ma miejsce wówczas, gdy pracodawca wyśle podwładnego do wykonywania pracy przez określony czas poza miejsce, które jest określone w jego umowie o pracę. Zmiana taka wiąże się ze zmianą warunków pracy i wymaga podpisania aneksu do umowy pracownika.

Podróż służbowa, czyli popularna delegacja ma miejsce, kiedy pracodawca bądź bezpośredni przełożony wyda stosowne polecenie służbowe pracownikowi, który na co dzień wykonuje swoją pracę w miejscu nie będącym celem podróży. W przypadku tego ostatniego pracownikowi należą się określone przepisami: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wyjazd za granicę od strony pracownika – co się należy

Pracownicy najczęściej zastanawiają się, jakie wydatki można wliczyć w koszty delegacji. Wbrew pozorom, limity takich wyjazdów nie są jedynie kwestią uznaniową, ale są ściśle określone w przepisach podatkowych oraz normach, które wspomagają Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Sektor państwowy dysponuje Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, gdzie określone są dolne limity wydatków. W przypadku sektora prywatnego pracodawca może wykazać się dobrą wolą i przekroczyć dolne limity narzucone przez Ustawę, ale jest to wyłącznie kwestia jego dobrej woli i okoliczności. Istotne jest natomiast to, że nie może on zadanych limitów nie dochować.

Poszczególne elementy – jak wyżywienie, noclegi, transport na miejscu oraz inne wydatki są określane wg poniższych schematów:

• przy zapewnionym całodziennym wyżywieniu – pracownik otrzymuje 25 % diety, natomiast jeśli pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, pracownik dodatkowo od opłaconego posiłku ma odejmowane odpowiednio: 15% za śniadanie, po 30 % za obiad i kolację;
• zwrot kosztów noclegu jest zwykle rozliczany na podstawie przedłożonych rachunków i faktur, jeśli pracownik nie przedłoży ich, należy mu się 25% ryczałtu za nocleg w danym kraju;
• przejazd z dworca lub lotniska i przejazd w drugą stronę to równowartość jednej diety w miejscu docelowym, gdzie pracownik nocował, natomiast przejazdy środkami komunikacji miejscowej to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę;
• zwrot kosztów związanych z bagażem rejestrowanym, leczeniem i innych wydatków poniesionych przez pracownika jest uzależniony od ich rodzaju bądź indywidualnych ustaleń z pracodawcą.

To co jest najważniejsze – wszystkie wydatki poniesione przez pracownika muszą być zawsze udokumentowane fakturą wystawioną na firmę delegującą!

Wyjazd za granicę od strony pracodawcy – jak rozliczać

Wysokość diet zagranicznych jest zależna od kraju docelowego. Przy czym:

• za każdą pełną dobę oraz dobę niepełną trwającą powyżej 12 godzin przysługuje pełna stawka dzienna w określonej wysokości;
• za niepełną dobę podróży stosuje się odpowiednio: poniżej 8 godzin – 1/3 stawki dobowej i za 8-12 godzin – ½ stawki dobowej.

W praktyce większości firm, na wyjazdy zagraniczne pracownikowi wypłaca się zaliczkę. Wypłata powinna nastąpić w walucie docelowego kraju podróży, jednak za zgodą pracownika można dokonać wypłaty w złotówkach.

Rozliczenie zaliczek jest zawsze prowadzone w polskiej walucie, zaś przelicznikiem jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wypłatę zaliczki w obcej walucie.

Źródło: mddp-outsourcing.pl – biuro rachunkowe Warszawa