Prowadzenie księgowości w spółce akcyjnej – co warto wiedzieć?

Spółka akcyjna to bardzo popularny sposób prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie chętnie wybierana przez większe podmioty. Do jej zalet zalicza się brak odpowiedzialności akcjonariuszy za zobowiązania, możliwość emisji akcji i ich odsprzedaży (a także obligacji i innych instrumentów finansowych) oraz jawność danych, budząca zaufanie kontrahentów i inwestorów. Niestety wiąże się również z dodatkowymi wymaganiami, m.in. w zakresie księgowości.

Księgowość w spółce akcyjnej – wymogi

Przede wszystkim warto wspomnieć, że każda spółka akcyjna jest zobowiązana prowadzić pełną księgowość – co samo w sobie generuje koszty i jest czasochłonne. Jest to związane z przygotowaniem i publikacją rocznych raportów finansowych czy przeprowadzaniem audytów księgowych. Ponadto każda operacja finansowa musi być pieczołowicie zaksięgowana (wpływy, przelewy bankowe, płatności za towar, kredyty, zwroty towaru itd.), nawet jeśli nie ma rzeczywistego wpływu na dochody spółki, ponieważ służy to nie tylko za podstawę do płacenia podatków, ale również do analizy i oceny, w jakim stanie znajdują się finanse firmy. Dlatego od spółek akcyjnych wymaga się prowadzenia księgi rachunkowej, a także kilku kont, dzielących się na analityczne i syntetyczne.

Ponadto na zarządzie spółki spoczywają obowiązki związane z ewidencją księgową funduszy podstawowych. W tym celu powinno być wykorzystane konto „Kapitał zakładowy”. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, paragrafem 1, artykułu 341, to właśnie zarząd zobowiązany jest prowadzić księgę akcyjną (księga akcji imiennych i tymczasowych), w której będą znajdowały się wpisy z danymi osoby bądź firmy posiadającej akcje (imię i nazwisko bądź nazwa, adres), a także wysokość wpłat, jak również opcjonalnie wpis o przeniesieniu akcji na inny podmiot lub osobę. Ważne jest ponadto odpowiednie odnotowywanie akcji aportowych i powiązana z tym procedura  zakładająca utrzymanie ich imiennego statusu do czasu zatwierdzenia przez walne zgromadzenie sprawozdania finansowego za rok finansowy, w którym doszło do pokrycia tych akcji.

Spółka akcyjna jest również zobowiązana do utworzenia kapitału zapasowego, będącego zabezpieczeniem potencjalnych przyszłych strat. Co najmniej 8% rocznego zysku powinno trafiać na specjalne konto z kapitałem zapasowym do czasu, aż zgromadzona pula osiągnie co najmniej 1/3 sumy kapitału zapasowego. O użyciu zgromadzonych tam środków decyduje walne zgromadzenie akcjonariuszy, z zastrzeżeniem, że równowartość 1/3 kapitału zakładowego może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie strat.

Księgowość w spółce akcyjnej – typowe problemy

Przedsiębiorcom rozważającym przekształcenie swojej firmy w spółkę akcyjną problematyczne może wydawać się samo założenie spółki. Proces wiąże się z wysokimi opłatami i wymaga cierpliwości. Podczas jego trwania niezbędne będzie stworzenie i podpisanie statutu przez założycieli, wyrażenie zgody na zawiązanie spółki, na brzmienie jej statutu i na objęcie akcji. Wymagane jest także co najmniej 100.000 zł kapitału zakładowego podzielonego na akcje. Kolejne kroki to ustanowienie zarządu i rady nadzorczej, po którym powinno nastąpić wpisanie do KRS, choć często wymaganych jest wiele dodatkowych czynności.

Problematyczna jest także kwestia opodatkowanie zysków osiąganych przez spółkę – standardowo powinien być on podwójnie opodatkowany, na poziomie spółki i akcjonariusza, co rodzi gigantyczne obciążenia podatkowe.

Jak zatem nietrudno zauważyć, prowadzenie spółki akcyjnej, choć wiąże się z prestiżem i większym zaufaniem kontrahentów, przynosi wiele zobowiązań, w których łatwo się pogubić. Jeśli jednak opłaca się nam prowadzenie takiej spółki, mądrze jest skorzystać z usług wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które pomoże nam uniknąć kosztownych błędów.