Type to search

Wyrzucenie dokumentów to przestępstwo – niszcz je zgodnie z prawem!

Podziel się

Z reguły wszelkie dokumenty przepływające przez przedsiębiorstwo bądź wytwarzane bezpośrednio w Twojej firmie można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza to dokumentacja związana z jej działaniem w danej branży, wszelkie pisma urzędowe, pozwolenia, realizowane projekty, notatki służbowe, faktury itp. Druga dotyczy dokumentacji związanej z danymi osobowymi, będą to na przykład akta pracownicze, dokumentacja kadrowo-płacowa, medyczna, czy też bazy danych zawierające spisy klientów lub kontrahentów. Wyrzucanie dokumentacji takiego typu może być nie tylko niebezpieczne dla dalszej realizacji celów Twojej firmy, ale także może wiązać się z bezpośrednim naruszaniem prawa. Dokumenty firmowe, bez względu na ich rodzaj, powinny być odpowiednio zniszczone, tak aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu.

Dlaczego niszczenie dokumentacji firmowej jest konieczne?

Jakikolwiek wyciek dokumentacji firmowej może narażać Twoja firmę na straty wizerunkowe, finansowe, a nawet może być rozpatrywany w kategorii popełnienia przestępstwa. Wszystko zależy od rodzaju dokumentacji, która trafi na śmietnik. Poprzez wyrzucanie dokumentacji wewnętrznej firmy narażasz się na oszustwa, wyłudzenia, a także ujawnianie tajnych lub poufnych informacji, które mogą zostać odnalezione i sprzeniewierzone np. dla celów Twojej konkurencji. W świetle obowiązującego prawa takie czyny mogą być także rozpatrywane, jako działanie na szkodę firmy, za co grozi kara pozbawienia wolności. Ochrona prywatności w dzisiejszych czasach jest niezwykle ważna, dlatego nieprzestrzeganie postanowień RODO w kwestii przetwarzania, a w tym również niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe może wiązać się z dotkliwymi karami do 20 milionów Euro lub 4% rocznego dochodu przedsiębiorstwa. Dodatkowo osoba poszkodowana, której dane zostały nieprawnie ujawnione, może domagać się zadośćuczynienia od administratora tych danych, czyli w praktyce od firmy, w której doszło do nadużycia.

Jak poprawnie niszczyć dokumentację firmową?

Obowiązujące ustawy stwierdzają jedynie, że dokumentacja papierowa, a także ta zawarta na innych nośnikach informacji powinna być niszczona w taki sposób, aby jej ponowne odtworzenie nie było możliwe. Na rodzimym gruncie do celów związanych z prawidłowym niszczeniem dokumentacji papierowej oraz nośników danych wykorzystuje się normę DIN 66399, która ściśle określa klasy ochrony dokumentacji i stopnie, w jakich powinna być niszczona, tak aby spełniać wymogi prawa i normy związane z bezpieczeństwem informacji. W praktyce oznacza to, że określone zostały wielkości ścinków powstałych w procesie niszczenia mechanicznego papieru dla poszczególnych rodzajów dokumentacji, a także wielkość pozostałości po utylizacji płyt CD/DVD, dysków twardych, czy też pamięci USB.

Jakie są sposoby na niszczenie dokumentów?

Prowadząc biuro czy inną działalność, w której przetwarzasz dokumentację, masz właściwie dwie najważniejsze opcje prawidłowego niszczenia niepotrzebnych dokumentów. Po pierwsze możesz dokonywać niszczenia samemu lub zlecać to swoim pracownikom po uprzednim wyposażeniu biura w niszczarki spełniające wymagania normy DIN 66399. Pamiętaj jednak, że nawet najlepsze niszczarki biurowe nie będą w stanie zniszczyć nośników danych takich jak dyski twarde, czy pamięci USB. Posiadanie nawet najlepszych niszczarek nie gwarantuje też, że wszystkie niezbędne dokumenty trafią właśnie do nich zamiast do kosza, gdyż w tym przypadku opieramy się pracownikach, którzy niekoniecznie będą używać niszczarek z takich czy innych powodów. Drugie wyjście to zlecenie całości procesu niszczenia firmie outsourcingowej, zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji papierowej i wszelkich innych nośników informacji, która zniszczy za Ciebie niepotrzebne dokumenty w siedzibie Twojej placówki lub na terenie własnej firmy. Dzięki temu rozwiązaniu zyskujesz pewność, że Twoje dokumenty zostaną trwale i bezpiecznie zniszczone i zutylizowane, a ramach potwierdzenia otrzymasz niezbędne certyfikaty. Nie czekaj, zadzwoń do firmy niszczącej dokumenty i sam sprawdź, co możesz zyskać dzięki współpracy z profesjonalistami!

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *