Poznaj sekrety funkcjonalnego biura

Dobrze funkcjonujące biuro jest fundamentem każdego biznesu. Na sukces składa się wiele czynników, takich jak: efektywność pracowników, maksymalne wykorzystanie ich potencjału, właściwa organizacja pracy czy odpowiednie wyposażenie. Jeśli biuro ma naprawdę dobrze funkcjonować, to istotny jest każdy, nawet najdrobniejszy element.

Funkcjonalne biuro, czyli jakie?

Funkcjonalne biuro to miejsce, w którym każdemu z członków zespołu pracuje się z łatwością. Istotne jest to, aby wystrój oraz wyposażenie wspomagały kreatywność oraz motywowały do pracy. W związku z rozwojem nowoczesnych technologii system pracy uległ zmianie. W wielu branżach, w których biuro dotychczas było jedynym miejscem pracy, możliwa jest praca zdalna, praca poza biurem. Biuro przestaje być przestrzenią niezastąpioną. Nie jest ono jednak przestrzenią zbędną. Konieczność wygospodarowania wspólnej dla wszystkich pracowników przestrzeni pracy wynika z potrzeby wzajemnej komunikacji, która zwiększa efektywność i kreatywność zespołu. Projektując nowoczesne biuro, warto zatem pamiętać, że musi ono sprzyjać pracy w grupie, skutecznej komunikacji grupowej, integracji międzyludzkiej. W takim biurze powinny się znaleźć różnorodne strefy, takie, które będą sprzyjać pracy grupowej, jak i takie, które umożliwią pracę indywidualną. Warto zadbać o dostęp do światła dziennego oraz przestrzeni zewnętrznej, nawet jeśli ograniczy się ona wyłącznie do widoku za oknem.

Wyposażenie funkcjonalnego biura 

Nie tylko układ biura oraz jego wystrój są istotne. Równie ważne jest odpowiednie wyposażenie. Nie ma właściwej instrukcji wyposażenia idealnego biura, bowiem w każdym biurze potrzebne są różne akcesoria. Oprócz przedmiotów, akcesoriów oraz sprzętów, które są potrzebne w zależności od charakteru miejsca oraz specyfiki branży, istnieją takie rekwizyty, które powinny się znaleźć w każdym biurze. Trudno wyobrazić sobie biuro bez długopisów, papieru czy drukarki. Brak podstawowych elementów wyposażenia negatywnie wpłynie na efektywność pracowników. Prócz przysłowiowego długopisu, czyli artykułów służących do pisania, niezbędnym wyposażeniem każdego biura są akcesoria do bindowania. Bindowanie polega na łączeniu wielu stron w jeden, spójny dokument. Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć szukania zgubionych stron dokumentów oraz ułatwi prezentację ważnych informacji podczas spotkania. Dokumenty, raporty, dane warto ze sobą połączyć. To usprawni lekturę danych oraz przebieg zebrania. Równie istotne są gilotyny do papieru. Ważne dokumenty nie mogą być niechlujnie podarte. Wygląd każdej kartki papieru świadczy o jakości firmy, jej profesjonalizmie oraz rzetelności.

Biuro się zmienia, więc i wyposażenie się zmienia

Rozwój nowoczesnych technologii, a szczególnie pojawienie się komputerów oraz digitalizacja danych wymusza zmianę funkcjonowania biur oraz ich wyposażenia. Niepotrzebne dane, nieaktualne dokumenty, przeterminowane faktury powinny być niszczone. Bez tego w biurze zapanuje chaos i w końcu zabraknie miejsca na nowe informacje. Niezbędnym wyposażeniem każdego tradycyjnego biura jest niszczarka do papieru. Ważne dokumenty nie mogą zostać tak po porostu wyrzucone, bowiem może to doprowadzić do ujawnienia informacji, które powinny pozostać tajne. Współcześnie, większość informacji jest przechowywana na dyskach twardych. Warto pamiętać o tym, że sprzętu tego również nie można tak po prostu wyrzucić. Współczesnym niezbędnikiem w każdym biurze są niszczarki do dysków twardych. Pozwalają one na skuteczne niszczenie informacji, które nie są już potrzebne oraz nie powinny zostać ujawnione.

Podsumowanie

Współczesne biuro musi odpowiadać wielu potrzebom. Tylko wtedy praca zespołu będzie efektywna, a firma będzie miała szansę na odniesienie sukcesu. Warto pamiętać o integracyjnej funkcji przestrzeni biurowych oraz o niezbędnym wyposażeniu odpowiadającym dzisiejszym potrzebom.