Jak usprawnić pracę w księgowości?

Zakres obowiązków pracowników księgowości może się różnić w zależności od przedsiębiorstwa. W dużych spółkach z rozbudowanymi działami finansowymi i w biurach księgowych zatrudniających sztab ekspertów efektywność działań uzależniona jest od właściwej organizacji pracy.

Właściwa organizacja pracy i podział ról

Praca księgowego to wykonywanie obowiązków wynikających z regulacji podatkowych i bilansowych, obliczenia, konsultacje z klientami, dekretowanie i księgowanie poszczególnych dokumentów i wiele innych. Wszystko to oczywiście musi się odbywać zgodnie z odgórnie narzuconymi terminami. Niezbędna jest w tym wypadku umiejętność optymalnego planowania czasu pracy, ale także predyspozycje zarządcze, komunikacyjne i negocjacyjne. Właściwa organizacja pracy w księgowości pozwala na prowadzenie fachowej ewidencji.

Załóżmy, że mamy do czynienia z niewielkim przedsiębiorstwem zatrudniającym jedną księgową do prowadzenia całej dokumentacji rachunkowej. Tutaj sprawa jest prosta — księgowa dostosowuje swój codzienny grafik pracy do odpowiednich (cyklicznych) okresów rozliczeniowych i zajmuje się dokumentacją rozliczeniową tylko jednej firmy. Inaczej jest, kiedy mamy do czynienia z dużą firmą księgową, która zatrudnia kilku lub nawet kilkunastu księgowych. Niezmiernie ważny w tym przypadku jest podział ról wśród pracowników. Optymalne rozdzielenie obowiązków zapobiegnie chaosowi w firmie. Można taki podział wykonać np. na dwa sposoby:

• Podział zakresów wykonywanych obowiązków pomiędzy pracowników – przykładowo jeden księgowy zajmuje się kadrami, inny księgowaniem, jeszcze inny doradztwem podatkowym lub sporządzaniem sprawozdań.
• Podział obsługi firm pomiędzy pracowników – jeden pracownik obsługuje kompleksowo poszczególne przedsiębiorstwa.

Usystematyzowanie i uproszczenie komunikacji

Forma komunikacji w firmie księgowej jest niezmiernie ważna. Klienci lub kontrahenci są zobowiązani dostarczać na czas dokumenty księgowe i kadrowe, a księgowy z kolei odpowiada przed zarządem za regularne informacje o wynikach finansowych firmy i terminowe składanie stosownych deklaracji w odpowiednich urzędach. Wszystko to wymaga odpowiedniej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Dobrym pomysłem może być skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi (programów czy aplikacji), które ułatwią przekazywanie wiedzy w zespole i zautomatyzują komunikację zewnętrzną.

Komunikacja pomiędzy księgowymi i urzędami administracyjnymi jest obecnie znacznie prostsza, ponieważ dziś możliwe jest składanie wszelkich deklaracji podatkowych w formie elektronicznej.

Automatyzacja i technologia, czyli nowoczesność w firmie księgowej

Programy komputerowe pomagają księgowym w wykonywaniu ich codziennych obowiązków od lat. Trudno wyobrazić sobie pracę bez arkuszy kalkulacyjnych, elektronicznej skrzynki pocztowej czy terminarza on-line przypominającego o terminach składania deklaracji.

Obecnie można również skorzystać z narzędzi informatycznych zaprojektowanych z myślą o poszczególnych zdaniach księgowych. Znajdziemy np. systemy do raportowania czy programy wspierające procedurę zamknięcia miesiąca. Doskonałym przykładem jest tutaj FlexiClosing.

Zamknięcie miesiąca może przysporzyć pracownikom wielu niespodziewanych problemów, ponieważ wiąże się z zaksięgowaniem w krótkim czasie ogromnej ilości dokumentów, sporządzeniem odpowiednich raportów i sprawozdań. FlexiClosing ułatwia koordynację i właściwą kontrolę całej procedury. Efektywność oprogramowania wynika z możliwości łatwego podziału zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami, funkcji przygotowania harmonogramu zamknięcia, nadawania priorytetów poszczególnym zadaniom czy przypisywania im odpowiednich statusów. Narzędzie FlexiClosing zapewnia dostęp do indywidualnego systemu powiadomień i platformy, która pozwala na komunikację on-line pomiędzy pracownikami.

Niezależnie od stopnia skomplikowania organizacji pracę w dziale księgowości można usprawnić na wiele sposobów. Kluczowe działania powinny skoncentrować się na sprawnym podziale zadań i poprawie komunikacji wśród pracowników. Warto też skorzystać z systemów business intelligence, które zautomatyzują część obowiązków i będą pomocne przy wykonywaniu codziennych obowiązków księgowych.

Źródło: Flexisolutions.pl – e sprawozdania finansowe